[스크랩] 초기 입주 관리업무 지침.

초기 입주 관리업무 지침

        

         ** 초기 입주아파트의

             관리업무를 수행 하기 위해서 알아 두어야 할 사항들을

             나름대로 정리를 하여 본다.**

 

 1. 위탁관리회사와 사업주체간 위.수탁 관리계약 체결여부 확인

     - 위.수탁계약서 사본 및 관리운영계획서 인수.

 2. 본사 관리운영계획서에 의한 직원선발(직급별 선투입 예정)

     가. 재수주 등 관련된 사항이므로 우수인력 및 입주관리 경험자 차출선발.

      나. 인근지역 연고자 추천에 의한 선발.

      다. 직원 채용.(본사, 관리소장 및 시설책입자와 상의)

       - 면접시 - 이력서(관련 경력 및 자격 등 위주), 주민등본

       - 채용시 보완서류 :  인사기록카드, 근로계약서(일근. 격일. 촉탁직), 사진, 서약서, 각서,

          입사용건강진단서 (수수료 사용자부담), 재정보증 보험증권 등 징구.

          * 감시적 단속적근로자 : 합의서 및 격일근무자 자술서.

          * 촉탁직근로자 : 촉탁직 가족 동의서.

          * 채용대상자 신상조사.

             특히, 경비원 채용시 시력검사와 필적등을 확인 체크한다.

      - 수습기간중- 부적격 직원은 즉시 교체한다.

      - 감시적, 단속적 근로자 승인 신청.(노동부 지방사무소)

      - 취업규칙 서명날인 및 직원명부 작성 비치.

 3. 입주 추진관련 업무계획서 인수.

      가. 직원 예비소집 및 투입계획 사전교육.

           (입주예정일, 입주기간, 단지현황, 입주기간동안 예상되는 문제 집중교육, 특히, 열쇠

           불출시 각종.(전기, 수도, 난방비. 급탕비, 가스)검침 실시와 입주세대 구조변경 여부 조사,

           인테리어등 작업으로 인한 산업쓰레기 발생여부, 쓰레기 처리와 관련하여 입주청소시

           산업쓰레기 배출과 관련 세대내부 확인조사, 처리비용 부과시 분쟁이 없도록 사진  및 증거

           자료 확보 교육 철저)

       나. 입주안내문 체크.(관리비 부과기준일, 쓰레기 처리 및 봉투 사용건)

           쓰레기를 줄일 수 있는 방법 사전홍보 (폐가구 버리고 올 것, 입주청소시 주의요령

           이사짐 싼 신문지 등 처리요령, 새가구 구입시 박스, 스치로폼, 비닐 구분 박스속에

           산업쓰레기(구조확장, 입주청소 폐기물) 버리지 못하도록 홍보 및 단속.

       다. 관리규약(안) 확정여부 검토.(각종 계약 및 선거 등 안에 재수주 등에 피해 조항 심층  

           분석 확정)

       라. 통장개설 및 전도자금 수령 및 관리 - 본사협의.

           - 입주 전 가장 가까운 은행 우선적으로 통장 개설.

           (관리소장, 본사사장), (관리소장, 조합장), (관리소장, 조합장, 사장) 등의 공동명의.

       마. 전화기 및 컴퓨터설치.

          - 한국통신 사업용 무료전화 개설.(발신전용사용, 전화번호 유출 금지)

          - 착신용 전화번호는 입주민들이 알기 쉬운 번호.(번지수 또는 세대수와 관련)

       바. 사무용품, 비품등(공기구 포함) 구입 - 본사와 협의.

          - 자리 배치계획, 필요 사무용품 등 미리 확보.(컴퓨터, 복사기 등 준비)

          - 기본 공기구 조속히 입고, 분실 주의.(무전기 등)

       사. 입주준비 인쇄물 - 법정 비치서류 양식준비, 현장 특성에 맞추어.

          - 관리규약(안) 확정여부 검토.(사업주체 제안 지원 및 자문)

          - 관리계약서 및 관리규약동의서.

          - 관리비출연금 영수증, 열쇠불출증, 입주자카드.

             (주민분쟁 요소와 개요사항 및 내용상 공란이 없도록 사전검토)

          - 각종일지.(관리실, 기관실, 전기실, 경비실, 청소원, 방화일지 등)

          - 시설관련 일지류는 현장 파악 후 담당자와 논의하여 인쇄주문.

          - 1회 기본 주문물량이 최소 2년분이므로 주의 작성.

          - 입주자카드.(여유시간대에 즉시 전산화, 원본 유출 금지)

          - 전기요금 감면 서류.(신청서 등)

       아. 선수관리비 징수 절차 등 - 사업주체와 협의.

          - 안내문 홍보(대형 안내문 등) - 입주절차 등 반드시 확인 .

          - 선수관리비 납부자에 한하여 열쇠 불출할 수 있도록 사전조치 .

 4. 각종 계약서 내용 검토 - 담당자 면담/ 찬조금, 기증품/ 사본징구 확인

     관리 계약내용, 실행가능성 등 검토.

       - 보안. 청소. 소독, 비품 등 용역 및 물품구입 계약은 본사(시행사)가 계약하는

            경우가 많음.(본사 지시에 따라 처리, 3개사 견적 유무 확인)

         - 사무용비품과 공기구비품 별도 처리(구입금액 감안 감가상각 등 관련 정리 사전 고려)

         - 재활용업자 및 청소용역 -재활용품 배출,분리장소 지정,계약금액 검토.(쓰레기 처리 병행)

         - 화재보험- 조건, 금액, 특약.(가재도구, 전기위험담보, 풍수해 및 재해, 상해, 사고시 

           손해배상등)

         - 승강기내 등 단지내 광고계약.(최근 민원 다수 유발 건이므로 보류 또는 조건 부 검토)

 5. 직원 피복준비(입주전 지급 완료)

       - 관리,기술,경비 업무에 맞춰 제작, 악세사리.(호각,안장, 모자, 지시봉, 요대등)

 6. 각종 인장- 접수인, 발송인, 관리사무소직인, 관리소장인 등

 7. 프랑카드- 입주안내, 쓰레기 줄이기, 구조변경 신고 등 집중홍보

 8. 단지현황판(관리면적 검토)등- 광고업자 제공여부 확인

     가. 입주현황판- 날짜표기.(스트커 등 사용, 입주민 민원이 있을시 공개 금지)

         - 입주예정자- 전일입주 - 누계 - 금일입주 - 누계.

            청/황      청색 - 실입주     황색 - 관리비출연금 납부.

         - 단지현황/ 개요.

         - 관리기구표/ 자위소방대 조직표/ 주차금지 입간판등 .

     나. E/L 내 광고 및 내부시설물 보호.

         - 등카바, 벽체 보호막, 정면은 거울 대신 주민홍보 공간으로 활용.(게시판)

 9. 게시판 홍보 및 안내방송 지속적으로 시행 - 사진, 안내문철 증거확보.

          - 장기간 게시물은 코팅 등을 하여 보강부착.

      가. 입주절차- 관리비부과, 쓰레기처리, 입주요령, 취득세 및 등록세 납세 등 홍보.

      나. 입주자 유의사항 - 도난방지 및 좀도둑 주의, 쓰레기분리수거, 하자접수요령, 전화신청,

           도시가스신청, 동사무소, 은행, 종량제 봉투 및 스티카 구입처등 홍보.

      다. 세대구조 변경 및 인테리어에 수반된 통제 및 허용기준 안내.

10. 직원회의 - 매일 확인조치 및 업무조정.

         입주세대 동향, 입주실적 확인, 주민 미비사항 체크 및 친절 교육 반복적으로 실시.

           주요 시설물 관련 기초지식 전달.(방송설비, CCTV설비, 인터폰 등)

11. 승강기 및 도시가스 기사 상주조치 및 긴급시 즉시 출동 체제확보 - 주민홍보.

12. 시설물 인수. 인계 및 시운전 철저 .(기본 도면 인수 후 원본 보관 주요사본 사용)

        - 기계실, 전기실, 방제시스템, 고가수조 및 저수조, E/L, 각종 자동설비 등.

13. 현금관리 및 수입금관리

        - 현금은 당일 입금 원칙 준수.

          - 선수관리비 납부 - 동호, 일자, 금액, 평수, 연락처 확인하여 둘 것.

14.직원관리

      가. 근무일부터 임금계산- 선투입시부터 근거 남겨둘 것.

           - 출근부, 각종일지(후일 감사대비)-부서별 관리.

           - 선투입비는 관리계획에 의한 임금, 수당등을 날짜 계산하여 사업주체에 청구 및 지급

             (지급을 않으려는 경우가 있음).

           - 조합인 경우 - 도급인지? 지분인지? 확인- 비용 부담주체 결정.

      나. 직원의 후생복지.

           - 4대보험 가입.(공식적인 입사일이 됨)

           - 가끔 회식을 하여 스트레스를 풀어주라- 사기진작 .

              * 비용처리 : 재활용품, 비자금등 확보-합법적으로.

           - 입주지정기간 휴일이 없다.(공휴일에는 입주관리상 무리가 없이 윤번제 휴식)

              * 입주 끝난 후 차례로 휴가계획 사전검토.

              * 격일근무자 공동작업 시는 근무연장 - 사전교육 및 협조를 얻어둘 것.

       다. 각종시스템 시운전시 - 운전부주 및 안전사고에 조심할 것.

            시설물 인수인계 지침 등 참조.(확인철저, 거짓말, 형식적 체크 엄금)

       라. 모든 자금및 비품과 소모품의 출납은 문서화 및 사전결재 득하여 처리 할 것/ 원인

            행위 서류작성 .

       마. 비상 연락망 숙지- 직원, 유관기관, 관련업체, 하자보수업체 및 시공사명, 주소,

            전화번호 확보 및 주민홍보.

       바. 선임자격자 신고- 주택관리사, 전기안전관리자, 방화관리자등.

       사. 안전관리 철저- 시운전 시설점검시 E/L, 정화조, 옥상 및 지하실, 저수조, 빗트등 외부

            출입자통제 .

       아. 입주 지정기간 동안은 사무실 비우면 안됨(식사교대)

       자. 관리소장 이외는 모두가 관리대상이다.

           - 직원 면접시 채용지원서 및 심사표 만들어-신용불량자, 심성불량자, 필적확인 등의

              지속적인 확인과 외부관계자(이권을 노리고 있는자- 장사꾼, 동대표꾼, 업자등 틈만

              있으면 노리고 있슴)를 철저히 물리쳐야 한다.

       차. 직원당직실 설치 -없으면 시공사 협조 받아 설치.

15.단지내 불법광고물 단속-경범죄 처벌법제1조의 제13호(10만원이하 벌금)

      가. 광고물, 프랑카드 부착금지.

       나. 신문 ,우유, 교회, 전단지, 스티카 부착단속 .

16. 쓰레기 처리

      가. 산업쓰레기- 사업주체(조합등)협조 요청-폐기물 관리법 63조 100만원이하 벌금 .

           - 구조변경시 산업쓰레기 처리여부 확인서 첨부된 것만 확인 공제.

           - 인테리어 공사후 산업쓰레기 처리여부 확인된 것만 공제.

           - 시공사 처리요구 -준공청소 형식적으로 하기 때문에 발생.

           - 세대 확장, 샤시업자에게 처리요구- 계단등 무단투기 단속.

           - 인테리어등 단지내 임시점포주 회의소집-처리비용 부담 요구.

           - 나머지, 구조변경 세대(0000세대 정도)연대부과.

      나. 쓰레기 량 줄이기  현장 단속 및 적극홍보.

           - 폐가구 버리고 오기.

           - 입주청소시 쓰레기 배출 철저- 계단등에 버리지 못하게 할 것, 열쇠인계시 세대 같이가서

              폐기물 있는지 확인 후 증거 확보.

출처 : 봄바다.

글쓴이 : 작은거인 원글보기

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